Hoe verbeter ik onze ProActive Spend Cloud?
In Nederland werken 800+ organisaties met de Spend Cloud van ProActive. Werk jij ook al een tijdje met de ProActive Spend Cloud, en dat gaat best oké? De Spend Cloud is een veel omvattend systeem. Veel van de procestappen van Bestellen tot Betalen (Purchase to Pay) zijn immers te faciliteren met de Spend Cloud. En hoewel bij de implementatie goed is nagedacht over de inrichting, kan het zijn dat dit in de praktijk niet goed werkt. Of misschien is de organisatie in de tussentijd veranderd. In deze blog kun je de voordelen van een goed functionerende Purchase to Pay applicatie teruglezen. Genoeg redenen om te onderzoeken of je de Spend Cloud kan verbeteren.
Drie stappen aanpak verbeteren ProActive Spend Cloud
Voor de optimalisatie van ProActive heb ik een standaardaanpak ontwikkeld. Deze bestaat uit drie onderdelen.
1. Documentenanalyse. Ik start met de documentanalyse. Welke documenten zijn al aanwezig gerelateerd aan het gebruik van ProActive? Denk aan een inkoopbeleid, procuratieregeling, handleidingen, instructiebladen of een e-learning. Alle documenten die helpen in het gebruik van ProActive of randvoorwaardelijk zijn aan de juiste procesinrichting, brengen we in kaart.
2. Systeemanalyse. Vervolgens bekijk ik in detail de inrichting in het systeem.
- Welke keuzes heeft de organisatie gemaakt?
- Welke workflows zijn al aanwezig?
- Wordt er optimaal gebruik gemaakt van alle relevante modules?
- Klopt de inrichting met de documenten uit de documentanalyse?
De inrichting wordt gecontroleerd op basis van de best practices en ik zal daarbij aanbevelingen uitbrengen.
3. Interviews met interne belanghebbenden. De bevindingen vul ik ten slotte aan met interviews met medewerkers op alle verschillende niveaus. Deze vinden plaats op managementniveau, maar ook met de zorgmedewerker die bestellingen moet doen. Ik breng daarbij in kaart wat de belangen, knelpunten en wensen zijn omtrent het gebruik van ProActive.
De duur van deze inventarisatiefase is afhankelijk van de omvang van de organisatie, de aanwezigheid van documenten en systeeminrichting, maar kan vaak binnen 1 maand worden afgerond.
De drie stappen resulteren in een concreet plan van aanpak hoe de ProActive Spend Cloud kan worden verbeterd. Hier kun je als organisatie zelf mee aan de slag. Uiteraard bied ik ook de mogelijkheid hierbij te ondersteunen.
Resultaten verbeteringen ProActive Spend Cloud
De resultaten van de verbeteringen doorgevoerd in de ProActive Spend Cloud kunnen heel divers zijn. Deze zijn afhankelijk van de uitkomst van de drie stappen aanpak. Een aantal voorbeelden van resultaten zijn:
- Het proces van bestellen is vereenvoudigd en wordt als meer gebruikersvriendelijk ervaren door de bestellers. Dit blijkt uit de enquete uitgevoerd na afronding, maar ook is ook te zien doordat het gebruik van de bestelmodule ruim verdrievoudigd is en deze trend zich doorzet;
- De verwerking van facturen kost minder tijd voor de crediteurenadministratie en de budgetverantwoordelijken;
- Direct na afronding van het project wordt ruim 35% van de facturen automatisch gematcht met orders, daar waar dit voorafgaand 0% was;
- Alle contracten zijn inzichtelijk voor de verschillende contractbeheerders in de organisatie;
- De codering van kas & pas boeken is deels geautomatiseerd en vereenvoudigd, waardoor de verwerking maandelijks op tijd wordt gedaan.
Er zijn nog veel meer resultaten te benoemen en te behalen. Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?
